5 правил грамотного взаимодействия
между структурными подразделениями

07.02.2020
Ваша компания может работать как единое целое, если вовремя наладить работу в коллективе. Слаженное взаимодействие между структурными подразделениями позволяет не только стимулировать персонал, но и помогает решать проблемы при реализации любых проектов.
Помните И.А. Крылова: "Когда в товарищах согласья нет, на лад их дело не пойдет"? Именно поэтому отлаженность бизнес-цепочки напрямую влияет на себестоимость и качество продукта, скорость его изготовления, а также на точные сроки доставки его клиентам.
Как наладить эффективное взаимодействие между отделами ?

Несколько правил:

1. Продумайте организационную структуру компании.

Ваша задача – разбить организационную структуру организации на функциональные блоки и определить уровни взаимодействия между каждым блоком.

Для начала в общей структуре выделите отделы, которые являются традиционными: отдел кадров, бухгалтерия, канцелярия, административный и юридический отдел. Выделять их необходимо в соответствии с характером тех производственных заданий, которые они будут выполнять.

Один и тот же вопрос должно решать одно подразделение – функциональный блок. Учитывайте при этом, что только у руководителя подразделения должно быть право на руководство и управление своей командой.

2. Грамотно распределяйте ответственность за работу в каждом подразделении.

Одна из самых значимых составляющих в управлении командой – встречи генерального директора с директорами департаментов и руководителями отделов.

Со стороны руководящих лиц по цепочке "начальник-подчиненный" должна быть проведена работа по информированию своей команды относительно внутренних процессов, задач, результатах и планах. Основная задача на этих встречах - своевременно ответить на вопросы, выявить сложности и скорректировать дальнейшую деятельность сотрудников.

К примеру, для руководителей подразделений продаж и маркетинга рекомендуют проводить ежедневные встречи на 15-30 минут. Главная функция таких собраний - поставить цели на предстоящий день и проанализировать результаты выполненной работы.

С учетом полученной информации РОП разрабатывает дальнейшие стимулирующие мероприятия для менеджеров. Каждый сотрудник отдела продаж должен иметь личный план по звонкам, количеству отправленных коммерческих предложений и встреч.

Отличная возможность для подведения итогов - ежемесячные собрания отделов. Такие встречи способствуют открытому диалогу и обмену опытом между подразделениями, помогают сотрудникам расширять круг контактов и узнавать о самых эффективных подходах к работе.
3. Вырабатывайте единое информационное поле компании

Руководству компании, а также руководителям подразделений необходимо добиться передачи информации исполнителям без искажения и потерь.

Для этого необходимо выработать единое информационное поле организации, использовать в работе общий стиль и деловой язык. Подчиненные точно будут понимать, что от них требует руководство, и оперативнее справляться с поставленными задачами.

Придерживайтесь графика регулярных собраний. Определите их регламент и проводите по расписанию. Это дисциплинирует сотрудников. Цикличность и регулярность в бизнесе создает устойчивость, предсказуемость, а значит – управляемость. Компания не тратит дополнительное время на организационные вопросы, пересогласования и переносы планов, а направляет силы на содержание.

Работники должны иметь возможность открыто общаться на интересующие их темы, получать консультации от коллег из соседних отделов или обсуждать важные рабочие вопросы. Наличие площадки для обмена информацией даст возможность руководителям вовремя заметить и погасить любые негативные настроения и назревающие разногласия.
4. Контролируйте межличностные конфликты.

Негативный настрой сотрудников отрицательно влияет на работу в любой компании. Они тратят ценное ресурсное время на выяснения личных отношений. Если коллектив конфликтный, возникает текучка кадров, много ресурсов тратится на то, чтобы обучить новых сотрудников, ввести их в курс дела. Итог - потеря заказов и падение прибыли.

Иногда работники начинают перекладывать ответственность друг на друга. В этом вопросе задача главы компании – не пропускать личные конфликты на уровне начальников подразделений.

Как определить истинную причину разногласий?

Необходимо собрать обратную связь со всех сотрудников, задействованных в конфликте, начиная с руководителя. Лучшее решение этих вопросов - индивидуальные встречи, которые помогут выяснить у обеих сторон, что их не устраивает в поведении оппонента.

После работы по выяснению причин конфликта необходимо провести общее собрание коллектива. Цель такого собрания со стороны руководства - доработать бизнес-процессы и составить четкий алгоритм действий.
Если, к примеру, негатив вызывает несправедливая оплата труда - нужно создать систему критериев оценки, премий и штрафов. Если конфликты возникают из-за перегруженности - установить систему учета рабочего времени для анализа ситуации.

Часто конфликты – результат роста организации. Лучше преодолеть их, пока она небольшая, чтобы при масштабировании бизнеса эти проблемы уже не мешали.

5. Чаще проводите тимбилдинги и корпоративы.

Важно, чтобы сотрудники из разных подразделений не только делились профессиональным опытом, но и лучше узнавали друг друга в неформальной обстановке.

Один из эффективных способов сделать сотрудников дружнее - устраивать коллективные мероприятия, объединенные общим термином "тимбилдинг". Они помогают в профилактике конфликтов, укрепляют корпоративный дух, снижают уровень напряженности внутри коллектива. Организуют такие мероприятия профессиональные тренеры, которые будут объяснять ход упражнений игр на командообразование, суть заданий и цели.

Благодаря таким тренингам, можно не только сплотить коллектив, но и выяснить потенциал каждого из сотрудников. Тимбилдинги помогают достичь слаженной и сплоченной командной деятельности, и участникам становится гораздо комфортнее общаться друг с другом на работе.

Если следовать этим правилам, вы сможете добиться слаженного и эффективного взаимодействия между всеми отделами и службами вашего предприятия. Компания сможет оперативно реагировать на любые изменения рынка и действовать как единый механизм.
Подписывайтесь на рассылку блога
Будете получать полезные материалы 1 раз в неделю.

Отписаться можно в любой момент

Вам будет интересно по этой теме

Подписывайтесь на рассылку блога.
Будете получать полезные материалы один раз в неделю.
Отписаться можно в любой момент
Подписывайтесь на нас в социальных сетях:
Made on
Tilda